El uso de procesadores de texto, hojas de cálculo o bases de datos puede determinar la sujeción a las obligaciones del RD 1007/2023

OBLIGACIÓN DEL RD 1007/2023

VERI*FACTU. HOJAS DE EXCEL y WORD. La DGT nos recuerda que el uso de procesadores de texto, hojas de cálculo o bases de datos puede determinar la sujeción a las obligaciones del RD 1007/2023.

La DGT aclara que la emisión de facturas mediante herramientas ofimáticas no excluye automáticamente al obligado tributario del ámbito de aplicación del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación, a diferencia de la facturación manuscrita

Fecha:  23/03/2026        Fuente:  web de la AEAT      Enlace:  Consulta V0658-26 de 23/03/2026

SÍNTESIS: La DGT analiza si un profesional que emite facturas en PDF mediante Word, Excel o bases de datos queda sometido al Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023).

La DGT concluye que el uso de estas herramientas no excluye automáticamente la aplicación del Reglamento. Si dichos programas permiten introducir, conservar o procesar información de facturación, pueden ser considerados “sistemas informáticos de facturación” y deberán cumplir los requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad exigidos por la normativa.

Solo quedarían fuera del ámbito del RSIF las facturas emitidas de forma estrictamente manual, como las manuscritas.

Asimismo, la consulta recuerda que los contribuyentes obligados deberán utilizar:

• • un software adaptado al RSIF,
  • o la futura aplicación informática proporcionada por la AEAT.

La DGT también destaca la importancia de la “declaración responsable” del software, mediante la cual el fabricante certifica el cumplimiento de VERI*FACTU.

HECHOS

• • El consultante manifiesta que desarrolla una actividad empresarial o profesional y que emite facturas utilizando herramientas como un procesador de textos, una hoja de cálculo o una base de datos. Las facturas generadas se emiten en formato PDF y posteriormente se firman electrónicamente mediante certificado digital personal.

QUÉ PREGUNTA EL CONSULTANTE

• • Pregunta si las facturas emitidas mediante dichos sistemas cumplen las obligaciones introducidas por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que regula los requisitos de los sistemas y programas informáticos de facturación (Reglamento VERI*FACTU o RSIF).

CONTESTACIÓN DE LA DGT

La Dirección General de Tributos concluye que:

• • Las obligaciones del Reglamento VERI*FACTU resultan aplicables a los empresarios y profesionales que utilicen “sistemas informáticos de facturación”.
  • El mero hecho de utilizar hojas de cálculo, procesadores de texto o bases de datos no excluye automáticamente la aplicación del Reglamento.
  • Si estas herramientas realizan funciones de tratamiento, conservación o procesamiento de datos de facturación, pueden ser consideradas sistemas informáticos de facturación sometidos al RSIF.
  • Solo quedarían fuera los supuestos de expedición estrictamente manual de facturas, como las facturas manuscritas.

Argumentos jurídicos empleados por la DGT

a) Ámbito del RSIF

La DGT parte del artículo 1 del Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, que define qué debe entenderse por sistema informático de facturación. El precepto incluye cualquier combinación de hardware y software que:

• • admita información de facturación,
  • conserve dicha información,
  • o la procese para generar resultados derivados.

La definición es deliberadamente amplia. Por ello, aunque el contribuyente utilice herramientas “genéricas” como Excel o Word, estas pueden quedar incluidas si soportan procesos de facturación.

b) Aplicación a empresarios y profesionales

La consulta recuerda que el Reglamento se aplica expresamente a:

• • contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas,
  • sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades,
  • establecimientos permanentes,
  • y entidades en atribución de rentas.

Por tanto, el consultante entra dentro del ámbito subjetivo del Reglamento.

c) Diferencia entre facturación manual y facturación informatizada

La DGT distingue claramente dos situaciones:

1. 1. Facturación manual
      • Si no existe sistema informático de facturación y la factura se expide manualmente, el RSIF no resulta aplicable.
   2. Uso de herramientas informáticas
      • Si se utilizan hojas de cálculo, bases de datos o procesadores de texto con capacidad de conservar o procesar datos, sí puede existir un sistema informático de facturación sujeto al Reglamento.

d) Obligación de utilizar software adaptado

En caso de estar sujeto al Reglamento, el obligado tributario solo podrá utilizar:

• • un sistema que cumpla los requisitos de la Ley General Tributaria y del RSIF,
  • o la aplicación gratuita que ofrecerá la AEAT.

e) Declaración responsable del software

• • La DGT recuerda además que el artículo 13 RSIF obliga al productor o comercializador del software a emitir una declaración responsable acreditando que el sistema cumple los requisitos legales. Esta declaración debe estar visible y disponible para el cliente y para la Administración tributaria.
  • Por ello, el usuario puede exigir dicha certificación al proveedor del software utilizado.

Artículos

• Artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria. Es la base legal que impone la obligación de que los sistemas informáticos de facturación garanticen integridad, conservación, accesibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
• Artículo 1 del Real Decreto 1007/2023 (RSIF). Define el objeto del Reglamento y el concepto de “sistema informático de facturación”. Es el núcleo jurídico de la consulta porque determina cuándo Excel, Word o bases de datos quedan sujetos a VERI*FACTU.
• Artículo 3 del RSIF. Determina el ámbito subjetivo del Reglamento y confirma que los profesionales y empresarios en IRPF quedan incluidos.
• Artículo 4 del RSIF. Extiende la aplicación del Reglamento a los sistemas informáticos utilizados en la facturación de la actividad económica.
• Artículo 7 del RSIF

Regula las dos alternativas válidas para cumplir el Reglamento:

• • software adaptado al RSIF,
  • o aplicación de la AEAT.

Es el fundamento de la obligación práctica de utilizar software compliant.

Artículo 13 del RSIF. Impone la obligación de declaración responsable del fabricante o comercializador del software de facturación.

Consultas y criterios relacionados

La propia consulta cita expresamente otros pronunciamientos concordantes:

• V0073-25, de 3 de febrero.
• V0058-25, de 3 de febrero.
• V1899-25, de 15 de octubre.
• V2045-25, de 4 de noviembre.

Todas ellas mantienen el mismo criterio:

• el uso de herramientas informáticas aparentemente simples no excluye la aplicación del RSIF si realizan funciones de tratamiento o conservación de datos de facturación.