El uso de Word o Excel no excluye automáticamente la obligación de adaptación al RSIF

SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN

ADAPTACIÓN A VERI*FACTU. El uso de Word o Excel no excluye automáticamente la obligación de adaptación al RSIF.

Si dichas herramientas permiten la conservación estructurada o el procesamiento de datos de facturación, pueden calificarse como sistema informático de facturación y, en consecuencia, el profesional en IRPF deberá adaptarse antes del 1 de julio de 2026, y si son sociedades deberán hacerlo antes del 1 de enero de 2026.

Fecha:  21/10/2025               Fuente:  web de la AEAT        Enlace:  Consulta V1994-25 de 21/10/2025; Consulta V1993-25 DE 21/10/2025

SÍNTESIS: En dos consultas vinculantes la DGT analiza si un profesional en estimación directa simplificada que emite facturas mediante Word o Excel debe adaptarse al Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 (VERIFACTU).

La DGT concluye que la clave no es el programa utilizado, sino su funcionalidad. Si Word o Excel permiten la conservación y procesamiento de datos de facturación, pueden calificarse como “sistema informático de facturación”, quedando sujetos a las obligaciones técnicas del Reglamento.

HECHOS

• • El consultante es persona física, que desarrolla actividad profesional en estimación directa simplificada.
  • Está dado de alta en el epígrafe 744 de la sección segunda del IAE (diplomados en ciencias empresariales).
  • Presta servicios de asesoramiento fiscal y contable, principalmente a sociedades mercantiles.
  • Emite sus facturas mediante Word o Excel, sin macros ni automatismos que permitan la generación automática de los libros registro de facturas emitidas.

CUESTIONES PLANTEADAS

El consultante formula dos preguntas:

1. 1. Si, a partir del 1 de julio de 2026, estará obligado a utilizar un sistema de facturación verificable (VERIFACTU), conforme al Real Decreto 1007/2023, o si puede continuar facturando con Word o Excel en las condiciones descritas.
   2. Si, en el caso de que la actividad fuese ejercida por una sociedad que factura igualmente con Word o Excel sin macros, estaría obligada desde el 1 de enero de 2026 a adaptarse a VERIFACTU.

CONTESTACIÓN DE LA DGT

La Dirección General de Tributos (DGT) analiza la cuestión conforme al Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 (RSIF), dictado en desarrollo del artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003.

A) Ámbito objetivo y subjetivo

La DGT recuerda que:

• • El Reglamento se aplica a los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
  • También a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
  • Quedan excluidos quienes lleven los libros registro mediante el SII (art. 62.6 RIVA).

Por tanto, el consultante, como profesional en IRPF, queda incluido en el ámbito subjetivo.

B) Concepto de “sistema informático de facturación”

El punto nuclear del razonamiento radica en determinar si el uso de Word o Excel constituye un “sistema informático de facturación”.

El artículo 1 del Reglamento define sistema informático como el conjunto de hardware y software que:

• • Admite entrada de información de facturación.
  • Conserva dicha información.
  • La procesa para producir resultados derivados.

La DGT establece una distinción clave:

• • Facturación manual (ej. facturas manuscritas): no se aplica el Reglamento.
  • Uso de hojas de cálculo o procesadores de texto: pueden tener funcionalidades de procesamiento y conservación que impliquen su consideración como sistema informático de facturación.

Por tanto:

No puede concluirse automáticamente que Word o Excel queden fuera del ámbito del Reglamento. Si cumplen funciones de procesamiento o conservación estructurada, podrían quedar sujetos a las exigencias del RSIF.

C) Opciones disponibles para el obligado

Si resulta obligado, el contribuyente podrá optar por:

1. 1. Un sistema que cumpla los requisitos del Reglamento.
   2. La aplicación informática desarrollada por la Agencia Tributaria.

D) Plazos de adaptación

Conforme a la disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023:

• • Sociedades (art. 3.1.a RSIF): antes del 1 de enero de 2026.
  • Resto de obligados (IRPF, entre otros): antes del 1 de julio de 2026.

E) Doctrina administrativa

La interpretación es coherente con las consultas:

• • V0058-25, de 3 de febrero.
  • V0073-25, de 3 de febrero.

En ambas se mantiene un criterio amplio respecto al concepto de sistema informático de facturación.

Artículos

Artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria. Establece la obligación de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Es la norma habilitante del desarrollo reglamentario posterior (RSIF).

Artículos 1, 2, 3 y 4 del Real Decreto 1007/2023

• • 1: define el concepto de sistema informático de facturación.
  • 3: delimita el ámbito subjetivo (incluye IRPF e IS).
  • 4: determina la aplicación a los sistemas utilizados por los obligados.

Son esenciales para determinar si Word o Excel pueden quedar sujetos al Reglamento.

Artículo 7 del Real Decreto 1007/2023

Regula las opciones disponibles para el obligado: sistema propio adaptado o aplicación de la AEAT.

Disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023. Fija los plazos de entrada en vigor y adaptación (1 de enero de 2026 para IS y 1 de julio de 2026 para IRPF).

Referencias

Consultas vinculantes V0058-25 y V0073-25: consolidan el criterio amplio del concepto de sistema informático de facturación.