Tratamiento contable y fiscal de los gastos sin justificar realizados por un administrador siendo acusado de “apropiación indebida”

APROPIACIÓN INDEBIDA

IS. La DGT analiza el tratamiento contable y fiscal de los gastos sin justificar realizados por un administrador siendo acusado de “apropiación indebida” por los socios.

Fecha: 25/11/2024

Fuente: web de la AEAT

Enlace: Consulta V2396-24 de 25/11/2024

HECHOS:

• Una sociedad está participada por cinco socios, cuatro con un 24% de participación y un quinto con un 4%. Este último es el administrador único, cuya designación es gratuita y que colaboró en la creación de la empresa.
• El administrador emite facturas a la sociedad en concepto de actuaciones de administración para justificar retiradas de dinero bajo la denominación de “pagos varios”, sin aportar mayor detalle. Estas facturas fueron cobradas por el propio administrador.
• El resto de socios desaprueba su actuación y lo cesa. Posteriormente, la sociedad le denuncia por apropiación indebida y solicita la invalidez de las facturas, exigiendo además la devolución de las cantidades retiradas sin justificación. El procedimiento judicial está pendiente de resolución.

CUESTIÓN PLANTEADA

1. ¿Se deben imputar los importes de las facturas como gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades?
2. Si es deducible, ¿debe imputarse en el período impositivo del devengo y cobro de las facturas o en el momento en que la justicia dicte sentencia sobre su validez?
3. En cuanto a las retiradas de dinero sin factura, ¿se consideran gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades?

CONTESTACIÓN DE LA DGT

La DGT analiza la cuestión con base en la normativa del Impuesto sobre Sociedades (LIS) y el criterio del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC):

1. Principio general de deducibilidad de los gastos: Según el artículo 10.3 LIS, los gastos deducibles deben cumplir con requisitos de inscripción contable, imputación temporal, correlación con los ingresos y justificación documental.
2. Principio de devengo: Conforme al artículo 11.1 LIS, los gastos deben imputarse en el período en que se devengan, independientemente del pago o cobro.
3. Análisis del ICAC:

• Dado que el administrador único tenía un cargo gratuito, las facturas emitidas por él carecen de contraprestación real.
• En consecuencia, las retiradas de dinero sin justificación se consideran una apropiación indebida.
• La sociedad debe contabilizar el gasto en el momento en que se produce la detracción del dinero, registrándolo como un gasto excepcional en la cuenta 678 del Plan General de Contabilidad.

4. Tratamiento fiscal:

• Se considera que la pérdida derivada de la sustracción es un gasto fiscalmente deducible en el período en que se produjo la detracción indebida.
• Si en el futuro la sociedad recupera las cantidades, deberá registrarlas como un ingreso excepcional e integrarlas en la base imponible del ejercicio correspondiente (art. 11.1 LIS).

Artículos:

Artículo 10.3 LIS

Define la base imponible del Impuesto sobre Sociedades en función del resultado contable corregido por los preceptos de la ley.

Relevante porque establece que los gastos deben cumplir con los principios contables para ser fiscalmente deducibles.

Artículo 11 LIS

Regula la imputación temporal de ingresos y gastos conforme al criterio de devengo.

Aplicable en este caso porque la deducibilidad del gasto debe analizarse en el período en que se produjo la detracción indebida.

Artículo 27 de la Resolución de 5 de marzo de 2019 del ICAC

Establece criterios sobre la remuneración de administradores.

Importante porque confirma que el cargo gratuito del administrador impide que las facturas tengan validez como gasto deducible.

Artículo 2 del Real Decreto 1514/2007 (Plan General de Contabilidad)

Indica que los movimientos contables en la quinta parte del PGC no son vinculantes, pero sirven de referencia.

Se aplica porque el gasto se registra en la cuenta 678 como gasto excepcional.

Artículo 3 del Real Decreto 1515/2007 (PGC para PYMES)

Establece criterios contables similares para pequeñas y medianas empresas.

Relevante en caso de que la consultante sea una PYME.