Una plantilla Excel puede llegar a constituir un sistema informático de facturación si soporta procesos de facturación

SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN

SIF. HOJAS EXCEL. La DGT advierte que una plantilla Excel puede llegar a constituir un sistema informático de facturación si soporta procesos de facturación, aunque el servicio tenga origen en una asesoría fiscal.

La consulta concluye que no puede afirmarse, con los hechos descritos, que el formulario web y la plantilla Excel queden fuera del ámbito del Reglamento de sistemas informáticos de facturación (RSIF), pues ello dependerá de si realmente soportan procesos de facturación. Si así fuera, el desarrollador podría ser considerado productor y comercializador de un sistema informático de facturación y quedar sujeto a las obligaciones del Real Decreto 1007/2023.

Fecha:  13/05/2026         Fuente:  web del Poder Judicial     Enlace:  Consulta V1064-26 de 13/05/2026

SÍNTESIS: La DGT advierte que una hoja Excel puede ser un sistema informático de facturación

La Consulta Vinculante analiza si un servicio de asesoría fiscal que genera plantillas Excel personalizadas para emitir facturas queda sometido al Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (RSIF).

La DGT concluye que, con los hechos descritos, no puede afirmarse que el asesor preste una actividad de facturación, por lo que el RSIF podría no resultar aplicable. Sin embargo, también rechaza que una hoja Excel quede automáticamente excluida de dicho Reglamento. Si la plantilla admite, procesa o conserva información de facturación, podría ser considerada un sistema informático de facturación conforme al artículo 1 del Real Decreto 1007/2023.

En ese caso, el desarrollador tendría la condición de productor o comercializador del sistema y debería cumplir las obligaciones técnicas y documentales previstas en el RSIF, incluida la emisión de la correspondiente declaración responsable.

La consulta reitera el criterio ya mantenido por la DGT en la Consulta Vinculante V0080-26, destacando que la calificación dependerá de las funcionalidades reales del software y no de su denominación o formato.

HECHOS QUE EXPONE EL CONSULTANTE

El consultante es un asesor fiscal y graduado social que presta servicios a autónomos y pequeñas empresas. Ha desarrollado un servicio compuesto por dos elementos:

• Un formulario web mediante el cual el cliente introduce una serie de datos fiscales (actividad, destinatario, IVA, retenciones, etc.). El formulario aplica reglas fiscales previamente programadas por el asesor conforme a su criterio profesional y genera una plantilla adaptada a la operación concreta.
• Un archivo Excel (.xlsx) que el cliente descarga tras utilizar el formulario. Dicho archivo:

• • contiene parámetros fiscales ya fijados;
  • únicamente realiza operaciones aritméticas (sumas y multiplicaciones);
  • no decide el tratamiento fiscal;
  • no almacena facturas;
  • no genera históricos, libros registro ni conserva información de facturación;
  • funciona de forma independiente de otros archivos Excel y del formulario web.

• El consultante sostiene que presta un servicio de asesoría fiscal profesional y que la hoja Excel constituye únicamente una herramienta auxiliar derivada de dicho asesoramiento.

QUÉ PREGUNTA EL CONSULTANTE

Formula tres cuestiones:

1. 1. Si el archivo Excel tiene la consideración de sistema informático de facturación conforme al artículo 1 del Real Decreto 1007/2023.
   2. Si, aun cuando el Excel no lo fuera por sí mismo, el conjunto formado por el formulario web y el archivo Excel constituye un sistema informático de facturación o, por el contrario, una mera prestación de asesoría fiscal.
   3. Si, en caso de no ser un sistema informático de facturación, el consultante puede ser considerado productor o comercializador de un sistema informático de facturación y quedar sujeto al régimen sancionador del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria.

CONTESTACIÓN DE LA DGT

La DGT no ofrece una respuesta categórica favorable a la tesis del consultante. Su razonamiento puede resumirse en cuatro ideas.

A) La obligación de facturar y la obligación relativa a los sistemas informáticos son obligaciones distintas

La DGT comienza recordando que:

• • una obligación es expedir facturas;
  • otra distinta consiste en que los sistemas informáticos utilizados para soportar los procesos de facturación cumplan los requisitos del artículo 29.2.j) LGT.

El RSIF desarrolla únicamente esta segunda obligación.

B) Lo primero es determinar si realmente existe una actividad de facturación

La DGT considera que, según los hechos descritos:

• • parece que el consultante simplemente entrega un archivo Excel para que posteriormente sea utilizado por el cliente;
  • por ello no puede concluirse que la actividad desarrollada por el consultante constituya, por sí misma, una actividad de facturación.

Y añade expresamente que:

• • si no existe actividad de facturación, no concurriría el supuesto de aplicación del RSIF.

Este es el elemento esencial del razonamiento.

1. C) Sin embargo, tampoco puede afirmarse que el Excel quede excluido del RSIF

Aquí reside la conclusión más importante de la consulta.

La DGT señala que:

• • cuando las facturas se elaboran completamente de forma manual, el Reglamento no resulta aplicable;
  • pero cuando se utilizan hojas de cálculo, bases de datos o procesadores de texto, no puede concluirse automáticamente que queden fuera del RSIF.

El motivo es que estas aplicaciones pueden:

• • admitir datos de facturación;
  • procesarlos;
  • conservarlos;

es decir, realizar precisamente las funciones que el artículo 1.2 del RSIF atribuye a un sistema informático de facturación.

Por ello afirma expresamente que no puede descartarse que una hoja Excel sea un sistema informático de facturación.

D) Consecuencia para el productor o comercializador

La DGT concluye que, si finalmente el sistema pudiera calificarse como sistema informático de facturación:

• • el consultante sería productor y comercializador del mismo;
  • quedaría sometido al artículo 3.2 del RSIF;
  • tendría que comercializar únicamente programas adaptados al Reglamento;
  • debería emitir la declaración responsable prevista en el artículo 13 RSIF;
  • y cumplir todos los requisitos técnicos exigidos en el artículo 8 RSIF.

Asimismo recuerda los plazos de adaptación establecidos por el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024.

Artículos

Ley 58/2003, General Tributaria

• Artículo 29.2.e). Sirve para diferenciar la obligación material de expedir facturas de la obligación relativa a los sistemas informáticos.
• Artículo 29.2.j). Es el fundamento jurídico principal de toda la consulta.
• Establece que los sistemas informáticos deben garantizar: integridad; conservación; accesibilidad; legibilidad; trazabilidad; inalterabilidad. Precisamente el debate consiste en determinar si el Excel desarrollado entra dentro de este precepto.
• Artículo 201 bis. Aunque la DGT no desarrolla el régimen sancionador, la cuestión planteada gira sobre la posible aplicación de este precepto si el consultante fuera considerado productor o comercializador de un SIF.

Real Decreto 1007/2023 (RSIF)

Artículo 1. Define qué es un sistema informático de facturación.

• Es el artículo decisivo para valorar si una hoja Excel puede quedar incluida dentro del Reglamento.
• Artículo 2. Determina el régimen jurídico aplicable a dichos sistemas.
• Artículo 3. Determina: quiénes están obligados y cuándo quedan obligados productores y comercializadores.
• Artículo 4. Delimita el ámbito objetivo de aplicación del Reglamento.
• Artículo 7. Regula las opciones de cumplimiento para los usuarios de sistemas informáticos de facturación y sirve a la DGT para distinguir entre facturación manual y facturación mediante aplicaciones informáticas.
• Artículo 8. Contiene todos los requisitos técnicos (integridad, trazabilidad, conservación, etc.) que debería cumplir el Excel si finalmente fuera considerado un sistema informático de facturación.
• Artículo 13. Regula la declaración responsable que deben emitir los productores del sistema.

Disposición final cuarta. Fija los plazos de adaptación tanto para usuarios como para productores y comercializadores.

Consultas, resoluciones y jurisprudencia relacionadas

Consulta Vinculante V0080-26, de 20 de enero de 2026

La propia DGT indica expresamente que la interpretación de la consulta V1064-26 es conforme con la doctrina mantenida en la Consulta Vinculante V0080-26, de 20 de enero de 2026.

En ambas consultas se mantiene el mismo criterio:

• • no toda hoja Excel constituye necesariamente un sistema informático de facturación;
  • pero tampoco puede excluirse automáticamente del ámbito del RSIF;
  • la calificación dependerá de las funcionalidades concretas que desempeñe respecto del proceso de facturación.