Audiencia Nacional anula el archivo tributario por defecto formal de representación

DOCTRINA DE LOS ACTOS PROPIOS Y PRINCIPIO DE BUENA FE

LGT. ARCHIVO DE ACTUACIONES POR DEFECTO FORMAL. La Audiencia Nacional anula el archivo tributario por defecto formal de representación al considerarlo desproporcionado y contrario a la buena fe administrativa

El formalismo excesivo en la acreditación de la representación no puede prevalecer cuando la propia Administración ha reconocido previamente al representante y ya dispone de la documentación necesaria

Fecha:  11/12/2025               Fuente:  web del Poder Judicial             Enlace:  Sentencia de la AN de 11/12/2025

SÍNTESIS: La Audiencia Nacional declara desproporcionado el archivo de un procedimiento tributario basado en un defecto meramente formal en la acreditación de la representación, cuando dicha representación había sido previamente admitida y validada por la propia Administración en todas las actuaciones anteriores. El Tribunal considera vulnerados la doctrina de los actos propios, el principio de buena fe y el derecho del contribuyente a no aportar documentos que ya obran en poder de la Administración, anulando el archivo y ordenando la retroacción de las actuaciones para resolver sobre el fondo del asunto.

HECHOS

El litigio trae causa de un procedimiento relativo al Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones de un contribuyente no residente.

1. El obligado tributario presentó en 2014 la autoliquidación del impuesto ante la Hacienda autonómica andaluza.

2. Tras diversas actuaciones administrativas, la Agencia Tributaria de Andalucía remitió el expediente a la Oficina Nacional de Gestión Tributaria, que dictó liquidación provisional en julio de 2018.

3. El contribuyente interpuso recurso de reposición, actuando representado por su letrado, que ya había venido interviniendo en nombre del interesado desde fases anteriores del procedimiento, constando dicha representación en el expediente administrativo.

4. La Administración requirió la subsanación del modelo de representación, alegando que faltaban el DNI y la firma del representante, pese a que:

1. • El escrito se presentó con certificado digital del propio letrado.
   • La representación había sido aceptada y validada previamente por la propia Administración en todas las actuaciones anteriores.

5. Ante la falta de aportación de esos documentos, la Oficina Nacional de Gestión Tributaria acordó el archivo de las actuaciones, decisión que fue confirmada posteriormente por el Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC).

El contribuyente interpuso recurso contencioso-administrativo frente a la resolución del TEAC, solicitando la anulación del archivo por considerarlo arbitrario y desproporcionado.

No se trata de un recurso de casación, sino de un procedimiento ordinario, por lo que no existe objeto casacional ni fijación de doctrina jurisprudencial.

FALLO DEL TRIBUNAL

La Audiencia Nacional estima íntegramente el recurso contencioso-administrativo y acuerda:

• • Anular la resolución del TEAC de 26 de octubre de 2021.
  • Anular el acuerdo de archivo de actuaciones dictado por la Oficina Nacional de Gestión Tributaria.
  • Ordenar la retroacción de las actuaciones al momento inmediatamente anterior al archivo, para que se dicte resolución sobre el fondo de la reclamación.

• • Imponer las costas procesales a la Administración demandada.

La sentencia es susceptible de recurso de casación, sin que en esta resolución se fije doctrina.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA DECISIÓN

El Tribunal considera improcedente y desproporcionado el archivo de las actuaciones por los siguientes motivos principales:

1. Vulneración de la doctrina de los actos propios y del principio de buena fe

La Administración había reconocido y admitido de forma continuada la representación del letrado a lo largo de todo el procedimiento, incluso desde fases previas a la intervención de la Oficina Nacional de Gestión Tributaria.
Resulta contrario a la buena fe administrativa desconocer posteriormente esa representación por un defecto formal carente de trascendencia material.

2. Infracción del derecho a no aportar documentos ya en poder de la Administración

El Tribunal afirma que la Administración incurrió en un formalismo excesivo, al exigir documentación acreditativa de una representación que ya constaba en el expediente administrativo, vulnerando el derecho del ciudadano a no presentar documentos que ya obran en poder de la Administración actuante.

3. Desproporción del archivo por un defecto formal no esencial

La Sala recuerda la jurisprudencia constitucional y del Tribunal Supremo que proscribe decisiones de archivo automáticas cuando:

• • El defecto es subsanable.
  • Carece de trascendencia real.
  • Ha sido previamente validado por la propia Administración.

En este caso, el defecto alegado (falta de DNI y firma manuscrita del representante) no impedía conocer la voluntad del interesado, ni justificaba la finalización del procedimiento sin pronunciamiento sobre el fondo.

4. Indefensión adicional por defectos en la resolución de archivo

Además, la resolución administrativa de archivo no indicaba los recursos procedentes, el órgano competente ni los plazos, infringiendo las garantías formales del procedimiento administrativo.

ARTÍCULOS

• Artículo 53.1.d) de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común. Reconoce el derecho de los ciudadanos a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración. La Administración exigió una documentación de representación que ya constaba en el expediente, vulnerando este derecho.
• Artículo 88 de la Ley 39/2015. Regula el contenido mínimo de las resoluciones administrativas, incluida la indicación de recursos.
• Artículos 88 y 89 del Reglamento General de Gestión e Inspección Tributaria (RD 1065/2007). Regulan los requisitos de las solicitudes y el trámite de subsanación.

JURISPRUDENCIA RELACIONADA CITADA

La sentencia se apoya, entre otras, en:

• SSTC 87/1986, 193/2000 y 217/2005, sobre proscripción del formalismo excesivo.
• STS de 13 de mayo de 2020 (rec. 4743/2017), que declara desproporcionadas decisiones de archivo por defectos formales sin trascendencia material cuando la Administración ha generado una expectativa legítima en el administrado.

Todas ellas en el mismo sentido que la resolución comentada.