RESUMEN Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre de especificaciones técnicas, funcionales y de contenido para los procesos de facturación

VERI*FACTU Procesos de facturación

Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre; y en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Relación del RD 1007/2023 con la Orden

(en los próximos días os enviaremos esta relación con las preguntas FAQ de interés publicadas por la AEAT además de un resumen más completo)

Resumen:

 NOTA

Antes de la lectura de este resumen es importante resaltar que el Reglamento que establecen los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos (RD 1007/2023) así como la Orden que desarrolla las especificaciones técnicas (Orden HAC/1177/2024) SÓLO AFECTA a quien facture a través de un sistema informático de facturación (SIF)

 IMPORTANTE

 PREGUNTA INCORPORADA A LAS FAQ

Expido TODAS mis facturas de forma manual: ¿me afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación? ¿Y su uso hojas de cálculo o procesadores de texto?

En el caso de que la facturación se produzca de forma manual, por talonarios o escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina, no le afectaría el RRSIF porque no utiliza NINGÚN sistema informático de facturación (SIF) para expedir sus facturas.

Una alternativa sencilla y adecuada que puede servir a sustituir los sistemas manuales es utilizar la aplicación básica de facturación que ofrecerá gratuitamente la Agencia Tributaria en su sede electrónica, siempre y cuando sus funcionalidades y condiciones de uso se ajusten a las necesidades de quien la vaya a utilizar.

Por el contrario, si se utilizan hojas de cálculo o procesadores no se puede responder, sin tener conocimiento exacto del sistema, puesto que unos y otros disponen de utilidades de conservación y de procesamiento de datos lo cual los convertiría en Sistemas Informáticos de Facturación.

¿Existe un nuevo Reglamento sobre sistemas y programas informáticos de facturación?

SI, el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre aprobó el Reglamento que establecen los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación.

Su objeto es regular cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación (SIF) para asegurar el cumplimiento de los requisitos que establece el artículo 29.2.j) LGT de forma que se garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.

Los contribuyentes y proveedores de software deberán cumplir con la normativa antes del 1 de julio de 2025. (DF 4ª RD 1007/2023)

Los proveedores de servicios estaban a la espera de la publicación de la Orden que especifica los requisitos técnicos. La Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre ha sido publicada el 28 de octubre de 2024.

De este modo, un procesador de textos que SOLAMENTE se utiliza para introducir (e incluso almacenar) las facturas expedidas para imprimirlas, NO se considera un SIF (o sea, se considera facturación manual) por lo que no está sometido ni al Reglamento ni a la Orden. Pero si se reutilizan esos datos (dentro del propio procesador, con las funcionalidades de cálculo y/o programación –macros– que estos permitan, o exportándolos / comunicándolos a otros programas o sistemas informáticos) para obtener con ellos otros productos derivados, entonces sí que se considera una facturación utilizando un SIF (y, por lo tanto, debería someterse al Reglamento SIF).

¿A quién afecta el nuevo Reglamento de facturación?

Productores y comercializadores de software de facturación:

• Cumplir los requisitos técnicos: A los responsables de garantizar que sus programas cumplan con los requisitos técnicos y funcionales establecidos.
• Declaración Responsable: Los desarrolladores deben presentar una declaración formal que certifique el cumplimiento del software con la normativa.

Usuarios del software de facturación:

• A los empresarios y profesionales que emiten facturas en el desarrollo de actividades económicas y deben usar sistemas de facturación (SIF) que cumplan con los requisitos legales.

Aquellos empresarios y profesionales –personas físicas o jurídicas– que, estando establecidos en territorio español, expidan facturas, siempre y cuando cumplan las 4 condiciones siguientes (lo que podría denominarse la “regla de los 4 «NO»”):

1. 1. Que NO facturen exclusivamente de forma manual (sin ayuda de SIF). Dicho de otro modo, que utilicen algún SIF para expedir facturas.
   2. Que NO estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria, a las exigencias del conocido como Suministro Inmediato de Información o SII.
   3. Que NO tengan su domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra.
   4. Que NO dispongan de alguna resolución en vigor de no aplicación que les exima de cumplir con el RRSIF, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

¿Quién está obligado a usar el nuevo software (usuario)?

(art. 3 y 4 RD 1007/2023)

¿Qué deben de garantizar los procesos de facturación?

(Art. 8 del RD 1007/2023 y art. 4, 6, 7 y 8 de la Orden HAC/1177/2024)

El sistema informático deberá garantizar:

La integridad e inalterabilidad de los registros de facturación: Generación de un hash único y firma electrónica para cada registro de facturación, asegurando que no se altere el contenido.

La trazabilidad de los registros de facturación: Los registros deben estar vinculados en una cadena cronológica, permitiendo su seguimiento y verificación

La conservación: Los registros deben ser almacenados en un formato legible y estar accesibles, permitiendo exportación segura y respaldo externo.

Remisión de Información: Conexión con la AEAT para la remisión de facturas en tiempo real o bajo requerimiento, mediante protocolos seguros.

Eventos: Registro de incidencias y anomalías en la trazabilidad y seguridad del sistema.

Requisitos de Firma Electrónica: Uso de firma electrónica cualificada basada en estándares europeos.

Código QR en Facturas: Las facturas emitidas deben incluir un código QR que permita su verificación en la AEAT.

El contenido del QR será: (art. 20 y 21 de la Orden HAC/1177/2024)

1. a) «URL» del servicio de cotejo o remisión de información por parte del receptor de la factura, del cual se informará en la sede electrónica de la AEAT
2. b) Información de la factura que formará parte de la «URL»:

1º NIF del obligado a expedir la factura.

2º Número de serie y número de la factura expedida.

3º Fecha de expedición de la factura.

4º Importe total de la factura.

Formato XML: Los registros deben cumplir con la codificación UTF-8 en formato XML.

¿Existen modalidades de cumplimiento de las obligaciones de funcionamiento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)?

Existen dos modalidades de cumplimiento, igualmente válidas, que se regulan en el Reglamento aprobado por Real Decreto 1007/2023:

• La modalidad VERI*FACTU, que exige que los registros informáticos de factura sean remitidos a la sede electrónica de la Agencia Tributaria inmediatamente después de su producción, evitándose con ello su alteración posterior, y asegurando su conservación.

Las facturas producidas por este procedimiento serán facturas verificables, dado que podrán ser consultadas en la sede electrónica por el cliente para asegurarse de su calidad fiscal, utilizando para ello el QR incorporado a la factura.

• La modalidad NO VERI*FACTU, que no exige la remisión a Sede Electrónica de los registros de facturación, pero como contrapartida, exige requisitos adicionales de seguridad que incluyen la firma producida por el sistema emisor y la llevanza y conservación de un “Registro de Eventos” del sistema en los términos reglamentariamente establecidos.

Las facturas producidas por esta modalidad no serán facturas verificables, dado que no podrán ser consultadas en la sede, pero también incorporarán el Código QR en la factura y podrán ser comunicadas a la Agencia Tributaria.

¿Qué es el Sistema VERI*FACTU?

(Art. 16 del RD 1007/2023 y art16 y 17 de la Orden HAC/1177/2024)

El Decreto introduce la opción del sistema VERI*FACTU, que permite la remisión voluntaria de facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria. La AEAT pondrá a disposición de los obligados tributarios un sistema de “facturas verificables” que estos podrán utilizar de forma voluntaria.

Características:

• Los sistemas que implementen VERI*FACTU se consideran “facturas verificables”
• No requieren firma electrónica adicional, ya que el envío en tiempo real garantiza su integridad.
• Si se utiliza el sistema VERI*FACTU ofrecido por la AEAT se presume que cumplen los requisitos establecidos en el Reglamento.
• La opción por el uso de este sistema se prorrogará, al menos, hasta la finalización del año natural (es decir, 31 de diciembre) en el que se haya producido el primer envío.

El sistema VERI*FACTU estará disponible por la AEAT el 29 de julio de 2025

¿Qué sanciones contempla la Ley General Tributaria con ciertos sistemas y programas informáticos o electrónicos que no cumplan con los requisitos exigidos?

(Art. 202 bis de la Ley 58/2003)

El artículo 201 bis de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT), prevé dos tipos de sanciones, ambas graves:

• A la fabricación, producción y comercialización de sistemas informáticos que no cumplan con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la LGT y su normativa de desarrollo (reglamento, orden ministerial y documentación relacionada de la sede electrónica de la Agencia Tributaria).

La cuantía estipulada es de 150.000 euros fijos por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas de este tipo de sistemas informáticos y por cada tipo distinto de estos que sea objeto de la infracción.

Por otro lado, cuando no se certifiquen dichos sistemas informáticos estando obligados a ello, se sancionará con 1.000 euros por sistema informático comercializado sin dicha certificación.

• A la tenencia de sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de la LGT, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados. El importe es de 50.000 euros por cada ejercicio.

ALGUNAS FAQs DE INTERÉS: (preguntas frecuentes publicadas por la AEAT)

Un pequeño comerciante de venta al por menor, dispone de una o varias balanzas para el peso y una máquina registradora donde teclea manualmente las ventas que previamente se han pesado en una balanza, finalmente expide justificante acumulado (que no es factura simplificada) donde se ven las pesadas y los precios por producto. ¿Este pequeño comerciante está sujeto al RRSIF?

En el supuesto de que el empresario individual estuviera obligado a expedir factura (ordinaria o simplificada), desde el momento que utiliza un sistema informático de facturación consistente en una caja para registrar las ventas realizadas e imprimir para cada una de ellas lo que debería ser una factura simplificada para entregar al cliente está sujeto al RD 1007/2023, de 5 de diciembre, y al reglamento por él aprobado, por lo que deberá cumplirlo, bien adaptando las cajas registradoras (si esto fuera posible), bien adquiriendo algún sistema informático de facturación (SIF) adaptado.

En cuanto a la balanza electrónica, si el empresario o profesional la utiliza solo para pesar el producto y obtener el importe que luego introduce manualmente en la caja registradora para expedir la factura simplificada final, no se consideraría SIF, sino un elemento -independiente- auxiliar de medida (y, en su caso, de cálculo del importe asociado al producto, según su precio por kilogramo). En este caso, el SIF sería la caja registradora, por lo que la balanza electrónica no tendría por qué adaptarse al RD 1007/2023.

Sin embargo, hay balanzas electrónicas con funcionalidades más potentes que permiten acumular los importes de los diferentes productos pesados y expedir en unidad de acto una factura simplificada de la compra total realizada (entre otras posibles funcionalidades), por lo que entonces sí serían consideradas SIF al ser utilizadas también como cajas registradoras. Dicho de otro modo, serían SIF con otros elementos electrónicos auxiliares (en este caso, para el pesaje) añadidos. Si es así, entonces deberían adaptarse al RD 1007/2023 y al reglamento por él aprobado. Las conexiones a internet pueden gestionarse a través de líneas telefónicas y, por otra parte, los sistemas de emisión de facturas no verificables permiten la custodia de los ficheros en la sede local.

Normativa/Doctrina: Artículo 3 del reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

Me dedico al alquiler de viviendas y locales de negocios: ¿debo adaptar mi sistema informático de facturación al reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?

El artículo 3 del Reglamento SIF, aprobado por el Real Decreto 1007/2023 especifica cuál es el ámbito subjetivo de la normativa al referirlo a los contribuyentes del Impuesto de Sociedades (es decir entidades y sociedades mercantiles), del IRPF que desarrollen actividades económicas y del IRNR que desarrollen su actividad por medio de Establecimiento Permanente –que aplicarán con especialidades la normativa de Impuesto de Sociedades-, así como las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

Para dar respuesta a la pregunta es preciso determinar previamente si el alquiler de viviendas o locales se realiza por mediación de una persona jurídica (en cuyo caso entra en el ámbito de la letra a) del artículo 3 mencionado) y si el arrendamiento de inmuebles tiene la consideración de actividad económica a los efectos del IRPF (en cuyo caso entraría en el ámbito de la letra b) del artículo 3 mencionado). Así pues, por lo que se refiere a IRPF, es preciso determinar si el arrendamiento realizado supone la realización de actividad económica o por el contrario es fuente de rendimientos del capital inmobiliario. Para la consideración como actividad económica se exige una ordenación por cuenta propia de los medios humanos y materiales, entre otros la existencia de local dedicado a ello y personal contratado. En otro caso la actividad de arrendamiento no sería empresarial.

Por lo tanto, si la actividad no tiene consideración empresarial, no será actividad económica en el sentido del artículo 3.1.b) RRSIF, y en ese caso el arrendador no deberá adaptarse porque no se está desarrollando actividad económica.

Normativa/Doctrina: Artículo 3.1 del reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

Un grupo de empresas con el mismo SIF, donde está en SII y otra no, ¿La empresa que está acogida al SII debe cumplir con el reglamento que establezca los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?

La normativa contempla a los obligados tributarios de forma individualizada (no por grupos) en los que se refiere a sus obligaciones de facturación, por lo que, aunque pertenezcan al mismo grupo de empresas, deberán cumplir con sus obligaciones de facturación con arreglo a su condición. Por lo tanto, el SIF de cada sociedad debe cumplir con las obligaciones de facturación que le correspondan a la misma. Debe señalarse no obstante que voluntariamente las entidades de un grupo pueden darse de alta en el SII a fin de mantener una homogeneidad de gestión con el grupo al que pertenezcan.

Por otro lado, existen productos de mercado capaces de aplicar los requisitos de ambas normativas.

Normativa/Doctrina: Artículo 3.1 del reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.